Henkilötietolain mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, miten Helsinki International Film Festival – Rakkautta & Anarkiaa/ Love & Anarchy ry:ssä (“Rekisterinpitäjä”, “me”) käsitellään asiakkaiden ja verkkopalveluiden käyttäjien (“Rekisteröity”) henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa. Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaista tietoa, josta yksittäinen henkilö on suoraan tai epäsuoraan tunnistettavissa. Noudatamme toiminnassamme soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisterinpitäjä ja Tietojen käsittelijä noudattavat toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä
Helsinki International Film Festival – Rakkautta & Anarkiaa/ Love & Anarchy ry (1516764-7)
Bulevardi 5 A 12 00120 Helsinki
office@hiff.fi
hiff.fi
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tuottaja
Veera Kotila
+358 407423523
veera(at)hiff.fi
Kerättävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja vain niiltä osin, kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisestä suhteesta, annetuista luvista sekä Rekisteröidyn käyttämän selaimen yksityisyysasetuksista.
Kerättäviä tietoja ovat:
- nimet
- osoitteita
- käyttökieli
- syntymäaika
- sukupuoli
- asuinmaa
- puhelinnumeroita
- sähköpostiosoitteita
- organisaatiotietoja
- suoramarkkinointilupiin ja -kieltoihin liittyviä merkintöjä
- muita palveluiden käytön edellyttämiä tietoja.
Tietoja kerätään
- ostettaessa/varattaessa pääsylippuja
- ilmoittautuessa sähköisen uutiskirjeen tilaajaksi
- yhteistyökumppanin Evention asiakasrekisteristä, vain Rekisterinpitäjän järjestämien tilaisuuksien asiakkaat
- evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
Kolmansien osapuolien käyttäminen
Kolmansilla osapuolilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää meiltä saamiaan tietoja toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Varmistamme, että kaikki palveluntarjoajamme, noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä käyttää lipunmyyntinsä toteuttamiseen Evention palveluita. Katso Rekisterinpitäjän ja Evention tietosuojaseloste täältä.
Käytämme uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseen Creamaileria, jonne keräämme asiakkaiden sähköpostiosoitteita. Creamailer on Rekisterinpitäjän ylläpitämän henkilörekisterin käsittelijä.
Akkreditoituminen festivaalille, ilmoittautuminen tapahtumiin, rekrytoinnit ja vastaaminen kyselyihin tapahtuu Airtablen kautta. Airtable on Rekisterinpitäjän ylläpitämän henkilörekisterin käsittelijä.
Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusta
Rekisterinpitäjä käyttää kerättyjä henkilötietoja erilaisiin asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin, kuten tapahtuman järjestämiseen asianmukaisesti ja turvallisesti, tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamiseen sekä asiakaspalvelun ja muun asiakastuen tarjoamiseen. Kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää asiakasviestintään ja asiakassuhteen ylläpitoon. Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen tuotteen tai palvelun toimittamisesta (kuten lippu- tai oheistuotetilaus) ja oikeutettuun etuun käsitellä tietoja asiakas- tai työntekijäsuhteen muodostavan toimenpiteen seurauksena (kuten ilmoittautumisesta tapahtumaan).
Rekisterinpitäjä voi käyttää kerättyjä henkilötietoja markkinointiin ja mainontaan ja muihin kaupallisiin toimenpiteisiin, mikäli Rekisteröity on siihen antanut luvan. Henkilötietojen käsittely kaupallisiin käyttötarkoituksiin perustuu sähköisen suoramarkkinoinnin osalta Rekisteröidyn suostumukseen.
Rekisterinpitäjä voi käyttää kerättyjä henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen sekä palvelutarjonnan parantamiseen. Kehittämiseen ja parantamiseen liittyviä toimenpiteitä ovat esimerkiksi tuotesuositukset tai viestinnän personointi. Tietojen käsittely perustuu tällöin Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun hyödyntää kerättyjä tietoja Rekisteröidyn hyväksi.
Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen
Rekisterinpitäjä saattaa käyttää muita kolmansien osapuolten palveluita henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisissa tapauksissa Rekisterinpitäjä varmistaa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä kolmannelle osapuolelle annettavin kirjallisin ohjeistuksin.
Lisäksi Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos soveltuva lainsäädäntö näin velvoittaa tai jos se on välttämätöntä Rekisterinpitäjän tai Rekisteröidyn oikeuksien tai turvallisuuden toteuttamiseksi.
Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle, sillä tietoja tallennetaan ja käsitellään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja jotkut tiedon tallennukseen ja käsittelyyn käyttämämme palveluntarjoajat saattavat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Varmistamme aina, että henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämiä riittäviä suojakeinoja käyttäen. Ensisijaisia vaihtoehtoja ovat siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat), tai EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.
Evästeiden käyttö
Verkkopalveluidemme käyttökokemuksen parantamiseksi, sekä käytön seuraamiseksi ja helpottamiseksi käytämme evästeitä (cookies). Evästeet mahdollistavat lyhyiden tekstimuotoisten tietojen tallentamisen käyttäjän selaimeen myöhempää käyttöä varten.
Käytämme verkkosivuillamme Google Analytics-työkalua. Lisää tietoa Google Analyticsin tietosuojasta on saatavilla Google Analyticsin tietosuojaselosteesta.
Henkilötietojen säilyttäminen
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Voimassa oleva kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö voi kuitenkin velvoittaa säilyttämään tietoja tätä pidempään. Tällaisissa tilanteissa noudatetaan lainsäädännön määrittämiä säilytysaikoja.
Verkkopalveluiden käytöstä kertyviä tietoja säilytetään noin 12 kuukauden ajan sellaisessa muodossa, joista yksittäinen käyttäjä on tunnistettavissa.
Maksutapahtumiin liittyvät tiedot, kuten kuittikopiot, säilytetään lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet ja vaikuttamismahdollisuudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa sekä oikeus tarkistaa ja korjata itseään koskevia henkilötietoja. Lisäksi Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista niiltä osin, kuin se on muun lainsäädännön puitteissa mahdollista. Rekisteröidyllä on oikeus myös siirtää itseään koskevat henkilötiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Näiden oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee esittää Rekisterinpitäjälle tässä tietosuojaselosteessa annettujen yhteystietojen mukaisesti.
Tietoturva
Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin fyysisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein suojataksemme tietoja katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja oikeudettomalta käytöltä ja luovutukselta. Rekisterinpitäjä pyrkii tietoturvalliseen henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi rajaamalla pääsyn henkilötietoihin ja varmistamalla, että työntekijät ja alihankkijat käyttävät henkilötietoja annettujen ohjeiden, sopimusten ja lainsäädännön mukaisesti.